Zarządzanie kontem pracownika

Gdy pracownik ma już konto (instrukcja Tworzenie konta pracownika), wszystkie operacje na tym koncie wykonasz z jego zakładki Konto w szczegółach pracownika. Znajdziesz tam grupę uprawnień, reset hasła, zmianę adresu e-mail oraz dezaktywację konta.

Zarządzanie kontami jest rozdzielone od danych kadrowych: w Zasoby → Pracownicy widzisz warstwę HR, a pełny widok kont - razem z sesjami, audytem i powiadomieniami - mieszka w Ustawienia → Użytkownicy (ostatnia sekcja tej instrukcji).

1. Zakładka Konto w szczegółach pracownika

Wszystkie poniższe akcje wykonasz z jednego miejsca. Otwórz Zasoby → Pracownicy, kliknij wiersz pracownika z aktywnym kontem (kolumna Status konta: „Aktywny”) i przejdź do zakładki Konto.

1.1 Otwórz szczegóły pracownika z kontem

Odszukaj pracownika na liście i sprawdź kolumnę Status konta - dla tej instrukcji potrzebujesz osoby ze statusem „Aktywny”. Kliknij jej wiersz.

1.2 Dostęp i uprawnienia

Sekcja Dostęp i uprawnienia określa, co użytkownik może robić w systemie. Grupa uprawnień to główna dźwignia - zmiana w tym polu działa od razu, bez ponownego zapraszania. Podpisywanie protokołów odbioru to osobna, prawnie istotna zgoda: pozwala danej osobie elektronicznie podpisywać protokoły (obok uprawnienia z grupy).

1.3 Resetowanie hasła

Resetuj hasło wysyła na e-mail pracownika link do ustawienia nowego hasła. Nie poznasz ani nie ustawisz hasła za użytkownika - zmiana zawsze przechodzi przez jego skrzynkę. Akcja jest dostępna tylko dla kont aktywnych.

1.4 Zmiana adresu e-mail

Zmień email aktualizuje login pracownika. Po podaniu nowego adresu system wysyła na niego link weryfikacyjny - zmiana dochodzi do skutku dopiero po jego kliknięciu, więc literówka w adresie nie odetnie nikogo od konta.

1.5 Dezaktywacja i reaktywacja konta

Konto możesz wyłączyć na dwa sposoby: Dezaktywuj teraz działa natychmiast - użytkownik zostaje wylogowany i traci możliwość logowania; Zaplanuj ustawia datę, w której system zrobi to automatycznie (np. ostatni dzień zatrudnienia). Dezaktywacja jest odwracalna - dla nieaktywnego konta w tym samym miejscu pojawia się przycisk Reaktywuj konto.

1.6 Usunięcie pracownika

Usuń pracownika kasuje kartotekę kadrową (dane pracownicze, kontakty awaryjne, powiązania dokumentów) i wymaga potwierdzenia - tej operacji nie można cofnąć. Do zwykłego odebrania dostępu używaj dezaktywacji konta, nie usuwania.

2. Pełny widok kont: Ustawienia → Użytkownicy

Lista w Zasobach pokazuje pracowników. Administracyjny widok kont - również tych bez kartoteki pracownika - znajdziesz w Ustawieniach.

2.1 Lista kont użytkowników

Ustawienia → Użytkownicy to widok wszystkich kont: z numerem pracownika, grupą uprawnień i statusem konta. Kliknięcie wiersza otwiera te same szczegóły co w Zasobach, ale z pełnym zestawem zakładek - dochodzą Sesje (aktywne urządzenia), Audyt (historia zmian na koncie) i Powiadomienia. Stąd też wyślesz zaproszenie osobie spoza ewidencji (przycisk Wyślij zaproszenie).

Po wykonaniu kroków

Wszystkie akcje na koncie są odwracalne poza usunięciem pracownika: dezaktywowane konto możesz w każdej chwili reaktywować (użytkownik odzyskuje logowanie, a status zatrudnienia wraca do „Aktywny”), zaplanowaną dezaktywację - anulować. Usunięcie pracownika kasuje jego dane kadrowe bezpowrotnie, dlatego system prosi o dodatkowe potwierdzenie.